Перад вамі стаіць складаная задача альбо вялікі праект, тэрміны падціскаюць, а вы не ведаеце нават, з якога боку брацца за працу? Гадзіна за гадзінай збягаюць, а задача і не думае вырашацца? Альбо на вас «вісіць» столькі задач, што іх колькасць палохае і паралізуе?
Звычайна ў крыніцах па тайм-менеджменце такія сітуацыі абазначаюць як «з’есці слана» альбо «з’есці цэлую скрынку цукерак і не заўважыць гэтага». Гэта можа быць складаная задача ў вашым бізнесе альбо дыпломная работа ў студэнтаў. Гэта можа быць і вялікі хатні клопат (напрыклад, прыбрацца на гарышчы). Альбо проста «збег абставін», калі адначасова на вас навалілася цэлая гара задач з розных сфер жыцця.
Ніжэй мы раскажам пра пяць эфектыўных методык, якія дапамогуць «з’есці» вашага персанальнага «слана» і не падавіцца.
1. Дрэва
Можна выкарыстоўваць для любой складанай задачы, прафесійнай ці бытавой. Вам спатрэбіцца 30-40 хвілін, аркуш і аловак альбо планшэт і любы графічны рэдактар.
Малюем ствол і пішам у ім сваю вялікую задачу. Прадумваем, якія 3-5 драбнейшых падзадач трэба вырашыць, каб атрымаць неабходны вынік. Да ствала з асноўнай задачай прымалёўваем вялікія галінкі з гэтымі падзадачамі. Пасля прадумваем, на якія дробныя задачкі можна падзяліць кожную такую галінку. Працягваем «разгалінаванне» да таго моманту, пакуль кожная галінка-задачка не стане вельмі дакладнай і лёгкавырашальнай (штось накшталт «прачытаць новы артыкул на budzma.by» ці «адвезці пакунак са старымі рэчамі ў «Калі ласка»). Усё, можна пачынаць працаваць! Ад самых тонкіх галінак-мінізадач паступова дабіраемся да ствала і вырашаем нашу галоўную задачу.
Сутнасць метаду: ад простага да складанага. Такім шляхам вы не перанапружваецеся, намагаючыся разабрацца з чымсьці неахопным, а паступова робіце лёгкія, звыклыя і зразумелыя рэчы.
Калі пафантазіраваць, то на некаторыя галінкі можна пасадзіць птушак — прапісаць людзей, якія могуць дапамагчы вам справіцца з канкрэтна гэтай задачай.
2. SMART-мэты (альбо SMART-праектаванне)
Падыходзіць для вялікіх і працяглых у часе праектаў. Напрыклад, вывучыць замежную мову. Сутнасць заключаецца ў тым, што свой праект мы разбіваем на тэматычныя блокі задач, кожны з якіх фармулюем так, каб ён адпавядаў сістэме SMART:
— Дакладнасць
— Вымяральнасць
— Дасягальнасць за адэкватны час
— Актуальнасць
— Абмежаванасць па часе выканання.
Калі разглядаць прыведзены вышэй прыклад, то SMART-планаванне можна прымяніць так. Вылучаем блокі:
1) прыдбаць усё неабходнае для вывучэння (слоўнікі, электронныя дадаткі, курсы, рэпетытар і г. д.);
2) стварыць слоўнікавы запас;
3) разабрацца з граматыкай;
4) разабрацца з правапісам;
5) навучыцца ўспрымаць мову на слых і г. д.
Кожны блок «праганяем» па SMART-паказальніках.
S (Specific) фармулюем дакладную задачу — набыць метадычныя дапаможнікі, запісацца на курсы;
M (Measurable) вынікі рашэння гэтай задачы мусяць быць вымяральнымі — заняткі 3 разы на тыдзень, 6 месяцаў; набыты падручнік і слоўнік на 10 000 словаў;
А (Achievable) правяраем наяўнасць у нас рэсурсаў на падручнікі і курсы (грошы, час);
R (Relevant) наколькі нам актуальныя менавіта падручнікі і курсы, можа, лепш спампаваць мабільную праграму?
Т (Time bound) выстаўляем сабе адэкватны час — да канца красавіка знайсці і ўсталяваць усе неабходныя праграмы.
Tакім чынам мы атрымаем вельмі падрабязную мапу выканання нашага праекта з пакрокавай інструкцыяй і дакладнымі часавымі межамі для кожнага кроку.
Такі падыход можна выкарыстоўваць не толькі для складанай задачы, але і для планавання ўвогуле. Напрыклад, па сістэме SMART можна распланаваць свой год, месяц і г. д.
3. Канбан-методыка
Прыйшла да нас з Японіі. Падыходзіць як для асабістага карыстання, так і для каманднай працы. Уяўляе сабой дошку (рэальную альбо віртуальную) і набор «фішак» (гэта могуць быць налепкі, стыкеры і г. д.).
Дошка — гэта поле вашага праекта. Дзеліцца яно наступным чынам: верхні левы кут — прапісваецца канчатковая мэта (пажадана фармуляваць яе ўжо як дасягнутую.
Напрыклад, 2022 год — я валодаю ангельскай мовай на ўзроўні В2). Сярэдзіна поля дзеліцца на тры слупкі (самы просты варыянт, для вялікіх і складаных праектаў слупкоў можа быць значна больш):
1) Задачы ў чарзе: у гэты слупок на фішках (стыкерах) прымацоўваюцца ўсе задачы, неабходныя для дасягнення канчатковай мэты. Калі яны маюць чарговасць (напрыклад, немагчыма вывучыць 3000 словаў, не прыдбаўшы слоўніка), то расстаўляюцца ў той чарзе, у якой іх трэба выконваць.
2) У ходзе выканання: калі вы пачалі працаваць над нейкай задачай, то фішка (стыкер) з ёй пераносіцца сюды.
3) Выканана: як толькі праца над задачай скончаная, яна пераносіцца ў трэці слупок.
Выгляд ваш канбан можа мець абсалютна любы: коркавая дошка, ватман, магнітная ці крэйдавая дошка, кавалак тканіны з кішэнькамі... А можа быць і віртуальная: звычайны Exel альбо больш складаныя праграмы — Padlet, Trello, OneNote... Карацей — на любы густ.
Маючы такую дошку, вы заўжды будзеце бачыць, на якім свеце ваш праект. А кіруючы колькасцю стыкераў у другім слупку, вы ніколі не трапіце ў сітуацыю «балота» з пачатых, але не скончаных задач. Калі канбан выкарыстоўваецца для каманднай працы, то адразу бачныя крытычныя моманты, калі нехта з чальцоў каманды, напрыклад, не паспявае справіцца са сваёй задачай. Тады астатнія могуць дапамагчы, каб не завісалі астатнія задачы.
4. Сістэма 4D
Аўтар — Дэвід Алэн, аматар сістэматызацыі і пустых спісаў. Таму расшыфроўка з ангельскай мовы:
D — Do
D — Delegate
D — Delete
D — Delay
Методыка вельмі простая: складаем спіс задач, якія трэба вырашыць, і ацэньваем, да якой «D» можна аднесці кожную задачу: Do — выканаць задачу; Delegate — перадаць яе камусьці іншаму; Delete — выдаліць са свайго спісу і не ўспамінаць пра яе; Delay — адкласці на потым.
Каб методыка працавала, такія «разборы» сваіх задач трэба праводзіць рэгулярна.
5. Аўтафокус
Гэты метад падыдзе для творчых людзей ці праектаў, якія не патрабуюць строгай чарговасці выканання задач. Аўтар методыкі — Марк Форстэр. Вам спатрэбіцца аркуш і ручка ці аловак. Электронны варыянт тут будзе не вельмі зручны.
На аркуш трэба выпісаць усе свае задачы і справы ў любым парадку. Калі спіс скончаны, адкладзіце яго, прайдзіцеся, папіце кавы і пасля перапынку ўважліва і павольна перачытвайце свой спіс: зверху ўніз, знізу ўверх, па дыяганалі. Перачытваць трэба да таго моманту, пакуль адзін з пунктаў вашага спісу не прыцягне ўвагі як бы сам па сабе. Няхай ваша падсвядомасць сама абярэ задачу, над якой вы хочаце працаваць менавіта цяпер.
Выбраўшы так задачу, вы працуеце над ёй, пакуль не завершыце альбо пакуль яна вам не надакучыць. Тады проста пераносім яе на новы аркуш і выбіраем новую, перачытваючы свой спіс.
Абірайце методыку, якая вам бліжэйшая, альбо стварайце сваю — і ні адзін «слон» вас не напалохае!
Вікторыя Лебедзева, budzma.by
