Справы навальваюцца з усіх бакоў, гараць дэдлайны, есці даводзіцца на бягу, а спаць — па дарозе на працу ці вучобу? Адным з галоўных рэсурсаў нашага жыцця з’яўляецца час. Ён патрэбны заўжды і на ўсё, яго немагчыма замяніць. Таму тэма эфектыўнага кіравання сваім часам (больш вядомая як тайм-менеджмент) набывае ўсё большую папулярнасць.
І на сёння існуе шмат літаратуры, відэа, падкастаў па гэтай тэме. Распрацаваная велізарная колькасць методык, ад спісу задач у нататніку да складаных і нават аўтаматызаваных менеджараў праектаў.
У гэтым артыкуле мы разбяром пяць найбольш простых у выкананні і ўніверсальных метадаў кіравання сваім часам штодзень. Абірайце тое, што пасуе вам. Альбо, вылучыўшы асноўныя прынцыпы, распрацоўвайце нешта сваё.
1. Штодзённік
Сутнасць гэтага метаду ў тым, каб на кожны дзень складаць спіс неабходных задач і выконваць іх. Усё проста! Варта ўлічыць толькі пару важных момантаў. Ваш спіс мусіць быць адэкватным — то бок, прапісваючы задачу, вы прыкладна ацэньваеце час, затрачаны на яе выкананне. Адпаведна, вы разлічваеце, колькі задач рэальна выканаць за дзень. Не забывайце пакідаць крыху часу на незапланаванае, бо абавязкова штось пойдзе не па плане альбо з’явіцца тэрміновая справа.
Фішка метаду ў тым, што, беручыся за працу, вы не траціце час на згадванне, што ж менавіта сёння трэба зрабіць. З іншага боку, вы не прапусціце дэдлайн і не згубіце нічога, што абяцалі зрабіць менавіта сёння. І самае прыемнае — калі задача выканана, яе абавязкова трэба выкрасліць са спісу. Псіхолагі і коўчы сцвярджаюць, што працэс выкрэслівання прынясе вам задавальненне і натхніць на выкананне наступнага пункту.
Чытайце таксама: Няма ні на што сіл. 5 падказак, дзе іх знайсці
Падыходзіць метад штодзённіка для планіроўкі як працоўнага часу так і хатняга, бытавога. Можна завесці сапраўдны штодзённік, а можна кожны дзень запісваць план на любым аркушы альбо выкарыстоўваць свае гаджэты — што вам бліжэйшае. Звычайна план пішацца ў слупок, без нумароў. І выконваць яго можна з любога пункту. Калі крыху ўскладніць схему, можна размеркаваць задачы па часе/важнасці. Тады лепш праставіць нумары ці іншыя пазнакі, каб пачынаць з самага-самага. Складаць такі спіс на наступны дзень лепш за ўсё ўвечары альбо з самага ранку.
2. Схема АБВГ, альбо спрошчаная матрыца Эйзенхаўэра
Гэты метад складанейшы за папярэдні, але разабрацца ў ім можа кожны. Прынцып у тым, што свой спіс задач вы не толькі выпісваеце слупком і выконваеце «як на душу ляжа», але і сартуеце па прыярытэтах. Гэта дазволіць павысіць аддачу ад вашай працы. Вельмі карысна, калі спіс задач перавышае вашыя магчымасці — тады вы канцэнтруецеся на больш важных.
Выглядае гэта так: поле для вашых задач дзеліцца на 4 часткі, кожная з іх падпісваецца:
А — абавязкова зрабіць!
Б — было б цудоўна
В — вартае ўвагі
Г — гэта можна перанесці/прапусціць
Насамрэч расшыфроўкі можна прыдумаць любыя альбо ўвогуле абазначыць усё лічбамі ці рознымі колерамі. Галоўнае — вылучыць 4 прыярытэты (паводле Эйзенхаўэра): важнае і тэрміновае (А); важнае, але не тэрміновае (Б); няважнае, але тэрміновае (В); няважнае і нетэрміновае (Г).
Галоўны прынцып метаду — вы не пачынаеце вырашаць задачу з поля «Б», пакуль усё поле «А» не будзе выкрасленае. А на поле «В» пераходзіце толькі калі ў «Б» не засталося задач і г. д.
3. Свабодная прастора
Аўтар гэтага прынцыпу — Дэвід Алэн. Ён прапануе вызваляць мозг ад лішняй інфармацыі, пускаючы яго рэсурсы на рашэнне больш важных задач. Што маецца на ўвазе пад «лішняй» інфармацыяй? Гэта вашыя паўсядзённыя справы, спісы пакупак, дні народзінаў, расклады фітнэс-заняткаў і д. п. Усё гэта важна, але займае шмат «аператыўнай» памяці нашага мозгу, замінаючы. Таму лепш усю гэтую інфармацыю пераносіць на іншы носьбіт: папяровы ці электронны штодзённік, нататкі ў мэсэнджарах, календары, сцікеры і інш. — дзе вам зручна.
Такая звычка не толькі вызваліць ваш мозг для рашэння задач, але і зэканоміць час: вам не трэба будзе мучыцца пытаннем, ці ўсё вы набылі для сяброўскай вячэры (і зноўку ісці ў краму, калі ўсё ж такі нешта забыліся) і пастаянна ўспамінаць, каго сёння павіншаваць. Усю патрэбную інфармацыю вы зможаце хутка адшукаць на вашым знешнім носьбіце.
Гэты метад непарыўна звязаны з прынцыпам «чыстага стала» (ці «сметніца ў дапамогу»). Ён адзін з асноўных у эфектыўным тайм-менеджменце. Абазначае ён, што для эканоміі часу і эфектыўнасці вашай дзейнасці працоўнае месца мусіць быць заўжды ў парадку: усё лішняе мусіць быць у сметніку, усё патрэбнае — раскладзенае і класіфікаванае па зручных для вас крытэрах, тэчках, палічках і г. д. Каб не губляць час на пошукі патрэбнай паперкі і згадванне, дзе ж захаваная апошняя версія праекта.
4. «З’еш жабу зранку», альбо «Fresh or Fried»
Гэты метад пабудаваны на фізіялогіі нашага мозгу. Пасля начнога адпачынку ён працуе хутчэй і эфектыўней (больш «свежы», яшчэ не «прасмажаны» дзённымі справамі). Таму ўсё самае складанае, вялікае па аб’ёме альбо проста для вас зануднае, тое, што трэба, але не хочацца, лепш рабіць адразу. З самага пачатку вашага працоўнага дня. Да таго ж, з’еўшы сваю «жабу» зранку, вы цэлы дзень можаце атрымліваць асалоду ад таго, які вы малайчына, што зрабілі гэта! І астатнія справы пойдуць хутчэй і лягчэй.
Калі ж адкладаць цяжкую ці непрыемную асабіста вам справу, то думкі ўсё роўна будуць круціцца вакол яе, замінаючы працаваць над астатнімі. Мозг будзе паступова «смажыцца» ад паўсядзённых клопатаў, і ў выніку ў вас проста можа не хапіць сілаў на сваю «жабу».
Таму вылучаем у спісе задач на заўтра самае складанае і пачынаем дзень з выканання гэтай задачы!
5. Хронаметраж
Гэты метад апісаны Глебам Архангельскім. Ён больш працяглы ў часе і скіраваны не на складанне спісу задач, а на адсочванне і вынішчэнне «знішчальнікаў часу». Заснаваны метад на назіранні за сваім жыццём і фіксацыі ўсіх справаў, якія вы робіце за дзень (тое, што забірае менш за 5 хвілінаў, у гэты спіс не ўносіцца). Назіранне і фіксацыю трэба праводзіць два тыдні, а лепш — месяц.
Тут важна не намагацца нешта змяніць у сваім звыклым раскладзе, каб на паперцы ваш дзень выглядаў больш прывабна. Жывіце сваім звычайным жыццём гэты месяц (змены пачнуцца пасля) і проста кожныя 2-3 гадзіны фіксуйце, што вы рабілі і колькі на гэта пайшло часу.
Чытайце таксама: Няма ні на што сіл. 5 падказак, дзе іх знайсці (працяг)
Наступным этапам будзе ацэнка кожнага адрэзка патрачанага часу на эфектыўнасць для вас: можна па 3-бальнай шкале, можна словамі: эфектыўна; карысна, але можна было б і лепш; неэфектыўна.
Атрымаўшы такі спіс траты свайго часу, вы зможаце вылучыць тыя «дзіркі», куды збягае ваша жыццё, і «запламбіраваць» іх. Выкрасліўшы са спісу сваіх паўсядзённых справаў альбо проста вылучыўшы ім дакладнае месца і час (напрыклад, прагляд пошты і ўсіх мэсэнджараў — 10 хвілін кожныя 3 гадзіны альбо гадзіна раз на дзень).
Кіруйце сваім часам і сваім жыццём!
Тэкст: Вікторыя Лебедзева, малюнкі: Андрусь Такінданг, budzma.org
